Annual Performance Appraisal Report (APAR) | वार्षिक कार्य मूल्यांकन प्रतिवेदन प्रतिवेदन (ACR)

Annual Performance Appraisal Report (APAR)

वार्षिक कार्य मूल्यांकन प्रतिवेदन प्रतिवेदन (ACR)

Annual Performance Appraisal Report (APAR) is an important government document. The performance of each employee is evaluated through the Annual Performance Appraisal Report (APAR). Annual Performance Appraisal Report (APAR) records the employee’s work, conduct, character and abilities.

वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट (एपीएआर) एक महत्वपूर्ण सरकारी दस्तावेज है। प्रत्येक कर्मचारी के प्रदर्शन का मूल्यांकन वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट (एपीएआर) के माध्यम से किया जाता है। वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन रिपोर्ट (एपीएआर) कर्मचारी के कार्य, आचरण, चरित्र और क्षमताओं को रिकॉर्ड करती है।

प्रत्येक कर्मचारी  के लिए यह आवश्यक है कि वह नियमित रूप से अपने पदानुक्रमिक उत्तरदायित्व का मूल्यांकन करे। उसे कर्मचारी  के रूप में सौंपे गए कार्यों/ लक्ष्यों में प्रगति/ उपलब्धि के स्तर की स्वयं समीक्षा करनी चाहिए, ताकि वह भविष्य में अपनी दक्षता में सुधार और वृद्धि कर सके।
वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) प्रणाली का एक अन्य उद्देश्य उच्च अधिकारियों को कर्मचारियों के गुणों, विशेषताओं, ताकत और कमजोरियों के बारे में जानकारी प्रदान करना है ताकि उन्हें जिम्मेदारियां सौंपी जा सकें जहां उनकी क्षमताओं का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) प्रणाली पुष्टि, पदोन्नत, चयनित ग्रेड, उत्तीर्ण प्रवीणता और एक निश्चित आयु से परे सेवा में निरंतरता या सेवा के कुछ वर्षों के पूरा होने पर कर्मचारियों की योग्यता का आकलन करने के लिए डेटा भी प्रदान करती है। इस प्रकार, वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) विभिन्न उद्देश्यों के लिए बुनियादी और महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करते हैं। इसलिए सभी कर्मचारी  जिम्मेदारी के साथ वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) फॉर्म भरने का कार्य करें।
स्पष्टीकरण – यदि इन निर्देशों की प्रयोज्यता, व्याख्या और दायरे के बारे में कोई संदेह उत्पन्न होता है, तो कार्मिक विभाग के परिपत्र No.F. 13(51 )DOP/A-I/ACR/08 दिनांक 05.06.2008 में निहित निर्देश और कार्मिक विभाग द्वारा समय-समय पर जारी किए गए संशोधन मान्य होंगे और उनका निर्णय फाइनल होगा।

1. वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में रखे जाने वाले दस्तावेज:-

निम्नलिखित निर्दिष्ट दस्तावेजों और संचार की प्रतियां वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) डोजियर में रखी जाएंगी-
(I) राष्ट्रपति / राज्य सरकार द्वारा दिए गए पुरस्कारों की प्रतियां।
(II) सरकार द्वारा जारी प्रशंसा प्रमाण पत्र।
(III) विशिष्ट निकायों या आयोगों के प्रमुखों द्वारा जारी प्रशंसा पत्र या ऐसे निकायों की रिपोर्ट में शामिल नाम से प्रशंसा के पैराग्राफ।
(IV) व्यक्तिगत गैर-कार्यपालकों से प्रशंसा पत्र, यदि वे सचिव के पूर्व अनुमोदन से विभाग/ विभाग के प्रमुख के अनुमोदन से सामान्य कर्तव्य से परे सेवा की सराहना करते हैं,
(V) अधीनस्थ/ लिपिकीय सेवा से संबंधित कर्मचारी के संबंध में विभागाध्यक्ष द्वारा जारी किया गया प्रशंसा पत्र।
(VI) राजस्थान सिविल सेवा (CCA) नियमों में निर्दिष्ट किसी भी दंड को लगाने का आदेश की प्रतियां।
(VII) नियुक्ति प्राधिकारी या उच्च प्राधिकारियों द्वारा लोक कर्मचारी के कार्य और आचरण पर अप्रसन्नता या चेतावनी व्यक्त करने वाले पत्रों की प्रतियां।
(VIII) संबंधित लोक कर्मचारी द्वारा किए गए अध्ययन या प्रशिक्षण के अनुमोदित पाठ्यक्रमों के रिकॉर्ड।

2. वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) रिपोर्ट का रखरखाव: –

(I) प्रत्येक लोक कर्मचारी की वार्षिक कार्यनिष्पादन मूल्यांकन रिपोर्ट का डोजियर निर्धारित चैनल के अनुसार स्वीकृति प्राधिकारी के पास सुरक्षित रखा जाएगा।
(II) वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) की डुप्लीकेट प्रतियों का रखरखाव वांछनीय नहीं है। हालांकि, यदि रिपोर्ट की डुप्लीकेट प्रतियों को बनाए रखना आवश्यक समझा जाता है, तो कार्मिक विभाग का विशिष्ट अनुमोदन प्राप्त किया जाएगा।
(III) अधूरी रिपोर्ट प्राप्त होने पर, इसे संबंधित रिपोर्टिंग/समीक्षा अधिकारी को वापस कर देना चाहिए। अधूरी रिपोर्ट किसी भी परिस्थिति में स्वीकार नहीं की जानी चाहिए।
(IV) एक मृत कर्मचारी से संबंधित प्रदर्शन उसकी मृत्यु की तारीख से दो साल की अवधि के बाद और एक सेवानिवृत्त कर्मचारी का प्रदर्शन उसकी सेवानिवृत्ति की तारीख से पांच साल के बाद या पेंशन संबंधी लाभों के निपटान के बाद, जैसा भी मामला हो नष्ट किया जा सकता है।

3. वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) का प्रारूप:-

(I) जिला एवं संभाग स्तर के पदों पर कार्यरत राज्य सेवा के कर्मचारी – प्रपत्र I
(II) जिला एवं संभाग स्तरीय पदों के अलावा अन्य पदों पर कार्यरत राज्य सेवा के कर्मचारी – प्रपत्र II
(III) अधीनस्थ और लिपिकीय सेवाओं पर कार्यरत कर्मचारी – प्रपत्र III

4. रिपोर्टिंग अवधि:-

(I) कार्यालय में कार्यरत सभी कर्मचारियों के संबंध में वित्तीय वर्ष के आधार पर वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) तैयार किया जायेगा।
(II) 01 जुलाई से 30 जून तक (लिपिकीय कर्मचारी वित्तीय वर्ष के आधार पर) विद्यालय में कार्यरत समस्त सिविल सेवकों के संबंध में वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) तैयार किया जायेगा।
(III) यदि किसी लोक कर्मचारी ने कम से कम 03 महीने की अवधि के लिए संबंधित रिपोर्टिंग अधिकारी के अधीन / पर्यवेक्षण में काम नहीं किया है, तो संबंधित कर्मचारी का वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) तैयार नहीं किया जाएगा।
(IV) एक कर्मचारी के पास एक ही वर्ष में 2 या 2 से अधिक वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) भी हो सकते हैं (विभिन्न नियंत्रण प्राधिकरण के तहत 3 या 3 महीने से अधिक की सेवा अवधि), लेकिन उनमें से पहली रिपोर्ट उस नियंत्रण अधिकारी के स्थानांतरण के तुरंत बाद होनी चाहिए। वर्ष के अंत की प्रतीक्षा न करें।
यदि समीक्षा अधिकारी या स्वीकार करने वाला अधिकारी वर्ष के मध्य में बदल गया है लेकिन रिपोर्टिंग अधिकारी वही रहता है, तो नई रिपोर्ट लिखने की कोई आवश्यकता नहीं है।
यदि प्रतिवेदन अवधि में एक से अधिक पुनरीक्षण अधिकारी हों तो प्रतिवेदन की समीक्षा अन्तिम आने वाले अधिकारी द्वारा की जायेगी लेकिन शर्त यह है कि उस अधिकारी के द्वारा संबंधित कर्मचारी के कार्य का कम से कम 3 माह की अवधि का पर्यवेक्षण किया गया हो यदि ऐसा नहीं है तो पूर्व के समीक्षा अधिकारी का प्रतिवेदन मान्य होगा, लेकिन यहां भी शर्त कम से कम 3 माह के पर्यवेक्षण की रहेगी।
(V) जहां एक प्रतिवेदक/ समीक्षक / स्वीकारकर्ता अधिकारी ने किसी भी प्रकार का अवकाश (उपार्जित / अर्धवैतनिक आदि) लिया है या लंबे समय तक प्रशिक्षण पर रहता है (प्रतिवेदन अवधि के दौरान 15 दिन से अधिक) तो वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने/ समीक्षा करने हेतु आवश्यक न्यूनतम 03 महीने की अवधि की गणना के लिए उक्त अवकाश / प्रशिक्षण की अवधि को कुल अवधि से घटाया जाना चाहिए हालांकि न्यूनतम प्रतिवेदन अवधि का यह सिद्धांत अनाधिकृत अनुपस्थिति मामले में लागू नहीं होगा जहां ऐसी अनुपस्थिति के लिए संबंधित कर्मचारी के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में प्रतिकूल प्रविष्टि की जानी है। कम अवधि के अवकाश / प्रशिक्षण को उक्त उद्देश्य के लिए प्रासंगिक नहीं माना जाना चाहिए ।
(VI) पर्सनल असिस्टेंट / पर्सनल सेक्रेटरी के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) की समीक्षा की आवश्यकता नहीं है।
(VII) वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में किसी व्यक्ति के काम और आचरण के बारे में उसकी टिप्पणी लिखने के लिए प्रतिवेदक, समीक्षक और स्वीकारकर्ता अधिकारी के अलावा किसी भी प्राधिकरण के लिए कोई प्रावधान नहीं है। परन्तु जिला स्तर के अधिकारियों के मामले में, संबंधित जिला कलेक्टर तथा संभाग स्तर के अधिकारियों के मामले में संभागीय आयुक्त, प्रतिवेदक अधिकारी से प्राप्त वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) पर निर्धारित स्थान पर अपनी टिप्पणी कर समीक्षक अधिकारियों को प्रेषित करेंगे।
वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) की प्रत्येक अवधि के लिए, किसी भी परिस्थिति में एक से अधिक प्रतिवेदक / समीक्षक अधिकारी नहीं होने चाहिए। हालाँकि, कुछ मामलों में प्राधिकारी के रूप में अपनी टिप्पणी दर्ज करने के लिए एक से अधिक अधिकारी हो सकते हैं।

5. प्रतिवेदित (Reportee) के उत्तरदायित्व:-

(I)  कर्मचारी   को अपने कैडर के लिए निर्धारित वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) फॉर्म का उपयोग करना चाहिए यथा- फॉर्म I, II या III आदि।
(II)  प्रत्येक कर्मचारी   की जिम्मेदारी होगी कि वह तय समय-सारणी के अनुसार भाग-I को पूर्ण करने के बाद अपने प्रतिवेदक अधिकारी को अपने कैडर के अनुरूप वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट(Annual Performance Appraisal Report – APAR) फॉर्म प्रस्तुत करे।
(III)  वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) की तारीख और अवधि सही हो यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए ।
(IV)  वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) के प्रत्येक पृष्ठ पर कर्मचारी   अपना नाम पद, विषय (यदि कोई हो) जन्मतिथि, मूल्यांकन वर्ष, एम्प्लॉय आईडी एवं हस्ताक्षर अवश्य अंकित करें।
(V)  वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में स्व-मूल्यांकन के संबंध में कर्मचारियों के लिए आवश्यक प्रविष्टियाँ बनाने के लिए पर्याप्त स्थान आवंटित किया गया है और उन्हें आवंटित स्थान पर अपना स्व-मूल्यांकन अंकित करना चाहिए। वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) फॉर्म सबमिट करते समय स्टेटमेंट्स और सर्टिफिकेट्स के साथ-साथ सेल्फ -एप्रिसिएशन का विवरण आदि वांछनीय नहीं है।

6. प्रतिवेदक अधिकारी (Reporting Officer) के उत्तरदायित्व:-

(I)  प्रतिवेदक अधिकारी का कर्तव्य होगा कि वह निर्धारित मापदंडों पर ध्यान से विचार करे / या कर्मचारी   को सौपे गए कर्तव्यों को अपनी राय दर्ज करने से पहले बताए। जहां कोई मापदंड तय नहीं हैं। वहीं प्रतिवेदक अधिकारी को प्रतिवेदन अवधि की शुरुआत से पहले सम्भव मात्रा लक्ष्य निर्धारित करना चाहिए। यदि वर्ष की शुरुआत या प्रतिवेदन की अवधि में कोई लक्ष्य नहीं सौंपा गया है, तो वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR)  बहुत अधिक व्यक्तिपरक होगा, जो परिहार्य है है। प्रतिवेदक अधिकारी को जल्दबाजी में राय नहीं बनानी चाहिए या अपर्याप्त आंकड़ा/ सूचना या अफवाह के आधार पर निष्कर्ष पर नहीं पहुंचना चाहिए।
(II)  वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) के भाग सख्या II के बिंदु संख्या 01 के तहत विभिन्न प्रविष्टियों में प्रतिवेदक अधिकारी सावधानीपूर्वक विचार करने के बाद, प्रत्येक प्रविष्टि के सम्मुख अंकित पांच में से किसी एक बॉक्स में अपने लघु हस्ताक्षर अवश्य अंकित करें, कोई टिप्पणी या सही का निशान अंकित नहीं किया जाए।
(III)  भाग सख्या II के बिंदु संख्या 02(क) कर्मचारी  के सामान्य मूल्यांकन से संबंधित है इसमें प्रतिवेदक अधिकारी को आवश्यक रूप से और बुद्धिमानी से संबंधित व्यक्ति के प्रदर्शन और क्षमताओं का आंकलन करना चाहिए। इसमें उन तरीको पर भी टिप्पणी करनी चाहिए जिनके द्वारा संबंधित कर्मचारी ने इस अवधि के दौरान अपने विभन्न कर्त्तव्यों को पूरा किया है। रिपोर्ट करने वाले अधिकारी द्वारा मूल्यांकन करते समय संबंधित कर्मचारी   के सामान्य महत्त्व के कुछ गुण जैसे कि बुद्धिमता, उत्सुकता, परिश्रम, चातुर्य, वरिष्ठों के प्रति रवैया, अधीनस्थों और आम जनता, साथी-कर्मचारियों के साथ संबंध, अनुसूचित जाति/ अनुसूचित जनजाति/ समाज के कमजोर वर्ग के लोगों, निःशक्तजन के प्रति संवेदनशीलता आदि पर भी ध्यान रखा जाना चाहिए। इसके अलावा इसमें कर्मचारी  के चरित्र, व्यक्तित्व, आचरण, योग्यताओं, कमियों और क्षमताओं का सामान्य उल्लेख भी होना चाहिए।
(IV)  प्रतिवेदक अधिकारी को न केवल अपने अधीनस्थ के कार्यों और गुणों का एक वस्तुपरक मूल्यांकन करना चाहिए बल्कि उनके दोषों को ठीक करने के लिए आवश्यक सलाह, मार्गदर्शन और सहायता अपने अधीनस्थों को हर समय देनी चाहिए। इस तरह की सलाह या आलोचना को भाग सख्या II के बिंदु संख्या 2(ख) में दर्ज किया जाना चाहिए।
(V)  प्रतिकूल प्रविष्टियाँ, यदि कोई हों, तो वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) फॉर्म के निर्धारित स्थान पर ही दर्ज की जानी चाहिए और कहीं नहीं। यदि किसी कर्मचारी को लगातार सुधार/ मार्गदर्शन के बावजूद वह सुधार दिखाने में विफल रहता है तो प्रतिकूल टिप्पणी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में दर्ज की जानी चाहिए। किसी भी दोष की प्रविष्टि करते समय प्रतिवेदनक अधिकारी उल्लेख करना चाहिए। किए गए सुधारात्मक प्रयासों और इन प्रयासों के परिणाम का उल्लेख करना चाहिये।
(VI)  समग्र मूल्यांकन के कॉलम को भरने के दौरान, प्रतिवेदक अधिकारी को कर्मचारी   की समग्र ग्रेडिंग / विशिष्ट वर्गीकरण अर्थात् “उत्कृष्ट”, “बहुत अच्छा”, “अच्छा”, “संतोषजनक”, “असंतोषजनक” में संबंधित एक श्रेणी में अपने लघु हस्ताक्षर के रूप में प्रविष्टि अंकित करनी चाहिए। कोई टिप्पणी या सही का निशान अंकित नहीं किया जाए। उसे इन श्रेणियों के अतिरिक्त अन्य श्रेणी या दो श्रेणी के मध्य की स्थिति यथा “अच्छे और बहुत अच्छे के बीच” या बहुत संतोषजनक” आदि दर्ज नहीं किया जाना है।
(VII)  समग्र मूल्यांकन के आधार पर कॉलम को भरने के दौरान, प्रतिवेदक अधिकारी को यह सुनिश्चित करना होगा कि ऊपर (बिन्दु सं. 6) में बताए अनुसार दर्ज की गई ग्रेडिंग टिप्पणी के अनुसार हो, जैसा कि भाग- II के बिंदु संख्या 5 के तहत आवश्यक है अर्थात् यदि किसी व्यक्ति को बिंदु संख्या 1 में “असंतोषजनक” श्रेणीबद्ध किया जाता है, तो उसी ग्रेडिंग को बिंदु संख्या 5 में दर्ज किया जाना चाहिए। उद्देश्य यह है कि समग्र मूल्यांकन बिंदु संख्या 1 से बिंदु संख्या 2 में की गई टिप्पणी / प्रविष्टियों के अनुसार होना चाहिए।

7. समीक्षक अधिकारी (Reviewing officer) के उत्तरदायित्व:–

(I)  हालांकि एक उच्च अधिकारी के लिए अपने से दो या दो से अधिक ग्रेड नीचे के वृहद संख्या में कार्यरत कर्मचारियों  को जानना कठिन हो सकता है, फिर भी उसका उन कर्मचारियों  के चरित्र, प्रदर्शन और क्षमता का समग्र मुल्यांकन किया जाना अत्यन्त आवश्यक है ताकि सुधारात्मक कार्य किया जा सके। किसी कर्मचारी   का अगला उच्चाधिकारी (प्रतिवेदक अधिकारी) अपने निर्णय में हो सकता है कि पूरी तरह निष्पक्ष हो फिर भी कभी-कभी उसका निर्णय अत्यन्त संकीर्ण और व्यक्तिपरक हो सकता है । इसलिए प्रतिवेदक अधिकारी से उच्चतर अधिकारी यानि समीक्षक अधिकारी को उन कर्मचारियों  के कार्य और आचरण के बारे में व्यक्तिगत रूप से पता होना चाहिए और उनको प्रति अपना स्वयं का निर्णय स्थापित करना चाहिए जिनकी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) भरी जा रही है।
(II)  भाग III या भाग IV (जो भी लागू हो) के बिंदु सं. 1 के तहत अपनी टिप्पणी करते समय अधिकारी को तदनुसार प्रतिवेदक अधिकारी की टिप्पणियों पर सकारात्मक और स्वतंत्र निर्णय का प्रयोग करना चाहिए और उन टिप्पणियों के साथ स्पष्ट रूप से अपनी सहमति या असहमति व्यक्त करनी चाहिए। प्रतिकूल टिप्पणी के मामले में यह विशेष रूप से आवश्यक है कि वहां उच्चतर अधिकारी की राय को सही मूल्यांकन के रूप में माना जाएगा।
(III)  प्रतिवेदक अधिकारी की टिप्पणी की शुद्धता को सत्यापित करने की जिम्मेदारी समीक्षक अधिकारी की है। यदि समीक्षा करने वाला अधिकारी कर्मचारी के कार्य से पर्याप्त रूप से परिचित नहीं है, जिस पर उसको स्वयं के उचित और स्वतंत्र निर्णय पर पहुंचने में सक्षम होने के रूप में सूचित किया गया है, तो वह इस संबंध में पूछताछ कर सकता है जिससे वह सही निर्णय ले सके।
(IV)  प्रतिवेदक अधिकारी से समीक्षा हेतु प्राप्त वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में यदि प्रविष्टियाँ पर्याप्त रूप से सार्थक नहीं है या अस्पष्ट या अप्रतिबद्ध हो तो ऐसे प्रतिवदेन को प्रवर्धन या स्पष्टीकरण के लिए प्रतिवेदक अधिकारी को वापस किया जाना चाहिए।
(V)  जहाँ प्रतिवेदक अधिकारी ने प्रतिकूल प्रविष्टियों दर्ज की हैं, समीक्षक अधिकारी प्रतिवेदक अधिकारी के साथ ऐसी प्रतिकूल प्रविष्टियों पर चर्चा कर सकता है, और प्रतिकूल प्रविष्टियों सहित प्रतिवेदन संशोधित यथा निम्नगत (Down-grade)/ क्रमोन्नत (Up grade) कर सकता है।
(VI)  समीक्षा अधिकारी को कर्मचारी   के समग्र ग्रेडिंग / विशिष्ट वर्गीकरण अर्थात् “उत्कृष्ट”, “बहुत अच्छा”, “अच्छा”, “संतोषजनक”, “असंतोषजनक” भाग III के बिंदु संख्या 2 पर दर्ज करना होगा समीक्षा अधिकारी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उसके द्वारा किया गया समग्र मूल्यांकन भाग III या भाग IV में इस प्रयोजन के लिए प्रदान की गई जगह में उसके द्वारा दर्ज की गई वर्णनात्मक टिप्पणियों के अनुरूप हो। समीक्षा करने / स्वीकार करने वाले अधिकारी को अधीनस्थ अधिकारी द्वारा किए गए मूल्यांकन को निम्नगत (Down-grade)/ क्रमोन्नत (Up grade) करने का अधिकार है, जहां इसे सार्वजनिक हित में समीचीन माना जाता है। ऐसा करते समय, न केवल अधिकारी को प्रतिवेदक या समीक्षा करने वाले अधिकारी के मूल्यांकन के साथ अपनी असहमति व्यक्त करनी चाहिए, बल्कि इस तरह के डाउन-ग्रेडेशन / अपग्रेडेशन के विशिष्ट कारणों को भी प्रदान किए गए स्थान पर ही प्रपत्र में दर्ज किया जाना चाहिए।

8. स्वीकारकर्ता (Accepting officer) अधिकारियों के उत्तरदायित्व:-

यह स्वीकार करने वाले अधिकारी की जिम्मेदारी है कि वह प्रतिवेदक और समीक्षा करने वाले अधिकारियों द्वारा यहां दिए गए निर्देशों के अनुसार वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को भरें। जहां प्रविष्टियाँ पर्याप्त रूप से सार्थक नहीं हैं तो ऐसे प्रतिवेदन को प्रतिवेदक/ समीक्षा अधिकारी को प्रवर्धन या स्पष्टीकरण के लिए लौटाया जाना चाहिए।

9. वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने के लिए सामान्य निर्देश:–

(I) “संदिग्ध चरित्र”” अनुचित लाभ प्राप्त करने की शिकायतें” जैसे रिमार्कस स्वीकार्य नहीं हैं। प्रविष्टियाँ स्थापित तथ्यों पर आधारित होनी चाहिए न कि केवल संदेह पर । जो तथ्य, मूल्यांकन, निष्कर्ष, आदि विरोधाभासी है, उन्हे वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को लिखते / समीक्षा / स्वीकार करते समय टाला जाना चाहिए इसके अलावा, प्रतिवेदन के समय से पहले के तथ्यों, घटनाओं और परिस्थितियों का उल्लेख वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में नहीं किया जाना चाहिए।
(II)  प्रतिवेदन लिखने वाले अधिकारी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने के लिए वह सक्षम है। इसे विशेष रूप से प्रतिवेदन अवधि वर्ष की जांच करनी चाहिए और स्वयं को संतुष्ट करना चाहिए कि उसे निश्चित रूप से प्रतिवदेन अवधि के लिए संबंधित कर्मचारी हेतु सक्षम प्रतिवेदक/ समीक्षा / स्वीकार करने का अधिकार था।
(III)  वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने के लिए समय-सारिणी में दिए गए समय का पालन किया जाना चाहिए । राज्य सरकार के आदेश क्रमांक 13(48)कार्मिक(क-1) / गोप्र/ 77 दिनांक 16-07-1980 एवं परिपत्र No.F. 13(51 )DOP/A-I/ACR/08 दिनांक 05.06.2008 में स्पष्ट प्रावधान है कि निर्धारित तिथि तक कर्मचारी द्वारा प्रतिवेदन के भाग-1 की पूर्ति कर समय पर प्रस्तुत नहीं किया जाता है तो प्रतिवेदक अधिकारी निर्धारित तिथि पश्चात् प्रतीक्षा नहीं करें तथा कार्यालय अभिलेख से भाग- 1 की पूर्ति करें एवं अपनी टिप्पणी अंकित कर सम्बन्धित समीक्षक अधिकारी को भिजवा देवें। यह प्रतिवेदक अधिकारी की व्यक्तिगत जिम्मेदारी होगी।
(IV)  प्रतिवेदक/ समीक्षक अधिकारी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) पर अपनी टिप्पणी अंकित करते समय इस बात की पुष्टि अवश्य करें कि उसने अपने अधीनस्थ सभी कर्मचारियों की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) पर प्रतिवेदन/ समीक्षक टिप्पणी अंकित कर सम्बन्धित अधिकारी को प्रस्तुत कर दिये हैं। वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) उच्च अधिकारी को भेजने से पूर्व संधारण रजिस्टर (संलग्न प्रपत्र-“B” ) में प्रत्येक संवर्ग व पदवार इन्द्राज अवश्य किया जावे।
(V) . सेवानिवृत होने वाले प्रतिवेदक/ समीक्षक अधिकारी का वैधानिक कर्त्तव्य है कि उनके अधीन कार्यरत कर्मचारी जिसने कम से कम तीन माह से अधिक समय तक कार्य किया हो उनका वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) प्रतिवेदन अवश्य भरें अन्यथा उनको अदेय प्रमाण -पत्र जारी नहीं किया जायेगा ।
(VII) तीन वर्षों से पूर्व के प्रतिवेदन राज्य सरकार के आदेश कमांक एफ-14(29)कार्मिक / एसीआर / 73 दिनांक 16-07-1985 के अनुसार स्वीकार योग्य नहीं हैं। अतः तीन वर्षो से पूर्व के मूल प्रतिवेदन तैयार नहीं करवाये जायें, इसके स्थान पर तीन वर्ष से पूर्व के प्रतिवेदन प्रतिवेदक अधिकारी स्वयं द्वारा कार्यालय अभिलेख के आधार पर कार्यालय स्तर पर) तैयार कर भिजवाये जाएँ । ध्यान रहे कि ऐसे प्रतिवेदनों में समग्र मूल्यांकन संतोषप्रद से ऊपर की श्रेणी का नहीं भरा जावे।
(VIII) . प्रतिवेदक अधिकारी कर्मचारी के प्रतिवेदन पर टिप्पणी अंकित करने से पूर्व जाँच करे कि कर्मचारी   द्वारा अपने विभाग का मूल पद, मूल विषय, कार्य करने की सेवा अवधि, वर्तमान पद का चयन वर्ष, उस वर्ष का बोर्ड परीक्षा परिणाम आदि सही रूप से भरा है अथवा नहीं? कर्मचारी   का मूल पद एवं विषय का सही उल्लेख नहीं होने के कारण प्रतिवेदन संधारण में असुविधा एवं अनावश्यक विलम्ब होता है।
((IX)  प्रतिवेदक अधिकारी, समीक्षक अधिकारी और स्वीकारकर्ता अधिकारी का नाम उनके हस्ताक्षरों के बाद संबंधित पदनामों के साथ स्पष्ट रूप से बड़े अक्षरों में दर्शाया जाना चाहिए। प्रतिवेदक अधिकारी प्रतिवेदन के भाग-1 की प्रविष्टियों को प्रमाणित कर अपने हस्ताक्षर अंकित करें। भाग-II की पूर्ति के पश्चात् अपनी मोहर अवश्य लगायें, जिसमें अपना नाम, पदनाम का स्पष्ट उल्लेख हो। यदि पदस्थापन स्थान परिवर्तित हो गया है तो पूर्व स्थान की मोहर तथा वर्तमान पदस्थापन की मोहर दोनों लगायें । उल्लेखित पदनाम प्रतिवेदन की अवधि से संबंधित होना चाहिए। उपर्युक्त प्रक्रिया समीक्षक अधिकारी द्वारा भाग-।। एवं भाग-II1 में भी अपनायी जावे।
((X) जिला स्तरीय अधिकारियों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) प्रतिवेदक अधिकारी की टिप्पणी के बाद सम्बन्धित जिला कलेक्टर की टिप्पणी हेतु एवं संभाग स्तरीय अधिकारियों का प्रतिवेदन प्रतिवेदक अधिकारी की टिप्पणी के बाद सम्बन्धित संभागीय आयुक्त को प्रेषित किया जावेगा कलेक्टर/ संभागीय आयुक्त अपनी टिप्पणी के बाद वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) रामीक्षक अधिकारी को प्रेषित करेंगे। (कार्मिक विभाग का आदेश गाक 13(51)/क/-1/गोए/2015 जयपुर दिनाक 29.06.2015)
((XI) बोर्ड परीक्षा का परिणाम वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में अवश्य अंकित करने के साथ-साथ परीक्षा परिणाम की प्रमाणित प्रति भी साथ में संलग्न करें। न्यून परीक्षा परिणाम की स्थिति में प्रतिवेदक / समीक्षक अधिकारी अपनी टिप्पणी में इसका उल्लेख अवश्य करें। चूंकि शिक्षा विभाग में संस्था प्रधानों/ व्याख्याता / वरिष्ठ अध्यापक/ अध्यापक का परीक्षा परिणाम मुख्य उपलब्धि की श्रेणी में आता है। अतः जिन कार्मिकों का परीक्षा परिणाम न्यून है. अन्य उपलब्धियां चाहे जितनी भी श्रेष्ठ हो उनका समग्र मूल्यांकन अच्छा से ऊपर अंकित नहीं किया जावे । इसकी पालना कठोरता से की जाये, ताकि प्रतिवेदन संधारण में अनावश्यक पत्र व्यवहार न करना पड़े।
((XII) वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में प्रतिकूल प्रविष्टि का इन्द्राज प्रतिवेदक/ समीक्षक अधिकारी उस समय तक नहीं करे जब तक कि प्रतिकूल प्रविष्टि के साक्ष्य में उनके पास पर्याप्त ठोस प्रमाण न हो। प्रतिवेदक अधिकारी द्वारा की गयी प्रतिकूल प्रविष्टि को समीक्षक अधिकारी, प्रतिवेदक अधिकारी से लिखित सलाह मशविरा कर ही निरस्त कर सकता हैं।
((XIII) प्रतिवेदक यह सुनिश्चित करें कि बिन्दु संख्या 1 से 2 तक में की गई अभियुक्तियों एवं बिन्दु संख्या 5 में किए गए समग्र मूल्यांकन में एकरूपता हो। बिन्दु 1 से 2 तक में कहीं पर भी प्रतिकूल अभियुक्ति नहीं होने पर बिन्दु संख्या 5 में तदनुरूप ही समग्र मूल्यांकन किया जावे। यदि कहीं पर भी कोई प्रतिकूल अभियुक्ति हो तो समग्र मूल्यांकन भी असंतोषप्रद ही किया जावे।
((XIV) समीक्षक अधिकारी प्रतिवेदक अधिकारी द्वारा किये गये समग्र मूल्यांकन को उस स्थिति में ही परिवर्तित कर सकता है जबकि वह कर्मचारी एवं उसके व्यवहार से पूर्णतया परिचित हो तथा प्रतिवेदक द्वारा किये गये मूल्यांकन को परिवर्तित करने के उसके पास ठोस प्रमाण हो। समग्र मूल्यांकन परितवर्तित करते समय वह उन पर्याप्त कारणों/ औचित्य का उल्लेख अपनी समीक्षक टिप्पणी में अवश्य अंकित करें, तत्पश्चात् ही किये गये समग्र मूल्यांकन को परिवर्तित करें।
((XV) समीक्षक एवं स्वीकारकर्ता अधिकारी को प्रतिवेदक अधिकारी के अभिमत से सहमति/असहमति दोनों ही स्थितियों के संबंध में स्पष्ट तथ्यों सहित अभिमत अभिलिखित करना चाहिए विशेषतः उच्च अधिकारी के अभिमत को मूल्यांकन की दृष्टि से सर्वोत्तम माना जाता है । अतः उच्च अधिकारीगण को प्रतिकूल प्रविष्टियों एवं प्रविष्टियों को निम्नगत (Down grade)/  क्रमोन्नत (Up grade) करने की स्थिति में मूल्यांकन के साथ-साथ स्वयं की टिप्पणियों के बारे में सकारण विवरण आवश्यक रूप से अंकित करना चाहिए। (कार्मिक विभाग के आदेश क्रमांक प. 13(51) कार्मिक/ एसीआर/ 2008 जयपुर दिनांक 12.10.2009)
((XVI) पातेय वेतन व्यवस्था में कार्यरत कर्मचारी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) प्रतिवेदन जिस मूल पद से चयनित किये गये हो उसके संधारण अधिकारी द्वारा ही संधारित किये जावेगें।
((XVII) अन्य विभाग में प्रतिनियुक्ति पर जाने वाले कर्मचारी   मूल पद एवं विषय, मूल विभाग का ही अंकित करें। सम्बन्धित प्रतिवेदक अधिकारी भी अपनी प्रतिवेदन टिप्पणी अंकित करने से पूर्व विशेष रूप से इसकी जाँच करें।
((XVIII) राजपत्रित अधिकारियों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) के साथ संलग्न अचल सम्पति विवरण प्रपत्र को हटा दिया गया है । डीपीसी के वक्त संबंधित कार्यालय अपने अधीन कार्यरत राजपत्रित अधिकारी जिसकी डीपीसी प्रस्तावित है का अचल सम्पत्ति विवरण जो कि स्वयं राजपत्रित अधिकारी ने SSO ID द्वारा ऑनलाईन किया है की स्व – प्रमाणित प्रति आवश्यक रूप से प्रेषित करेंगे। ( पत्रांक प. 13 (51)/ का० /क-1 / गो.प. / 2016 जयपुर दिनांक 13 .05.2018)

10. वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने के लिए सक्षम / अक्षम:–

(I)  अधिकारी के निलंबन के तहत- यदि प्रतिवेदक/ समीक्षक / स्वीकारकर्ता अधिकारी निलंबन के अधीन है, तो उसके ड्यूटी के समय कार्यरत रहे कर्मचारियों की वह वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने/ समीक्षा करने में सक्षम नहीं होगा।
(II)  रिश्तेदार की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) – अधिकारी अपने करीबी रिश्तेदार की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को लिखने या समीक्षा करने के लिए अधिकृत नहीं है।
(III)  तीन महीने से कम की अवधि- प्रतिवेदक/ समीक्षक अधिकारी उन कर्मचारियों की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को लिखने/ समीक्षा के लिए सक्षम नहीं है जिन कर्मचारियों ने उनके सुपरविजन में 03 माह से कम अवधि हेतु काम किया है।
(IV)  न्यायालय में साक्ष्य – जहां किसी कर्मचारी ने प्रतिवेदक/ समीक्षक अधिकारी के खिलाफ न्यायालय के समक्ष सबूत पेश किए हैं, वहाँ प्रतिवेदक/ समीक्षा करने वाला अधिकारी संबंधित कर्मचारी की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) नहीं लिख सकते हैं / समीक्षा नहीं कर सकते हैं ।
(V)  वे कर्मचारी   जिन्हें निलंबन के तहत रखा गया है अथवा पोस्टिंग आदेश की प्रतीक्षा में है अथवा अध्ययन अवकाश पर है उनकी उक्त अवधि की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) तैयार नहीं की जायेगी।
(VI)  प्रतिवेदक/ समीक्षक / स्वीकृति अधिकारी की सेवानिवृत्ति- जब प्रतिवेदक/ समीक्षा /स्वीकारकर्ता अधिकारी सेवानिवृत्त हो जाता है या कार्यालय से किसी कारण से वंचित हो जाता है, तो वह वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) से संबंधित दायित्त्व का निर्वहन नहीं कर सकता और न ही पूर्व में किसी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में अपने द्वारा अंकित की गई प्रतिकूल प्रविष्टि के खिलाफ प्रस्तुत अभ्यावेदन पर टिप्पणियां दे सकता है।
(VII)  पुनर्नियुक्त कर्मचारी- पुनर्नियोजन पर एक सेवानिवृत्त अधिकारी इस पुनर्नियोजन की अवधि के दौरान उसके अधीन काम करने वाले कर्मचारियों/अधिकारियों का वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने, समीक्षा करने या स्वीकार करने (इनमें से कोई भी मामला हो) के लिए सक्षम होगा हालांकि, ऐसा कोई अधिकारी उस समय के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को लिखने / समीक्षा करने / स्वीकार करने में सक्षम नहीं होगा (यदि कोई हो) जो उस प्रासंगिक समय में लिखा/समीक्षा / स्वीकार नहीं किया गया था, जब वह पुनर्नियोजन से पहले सेवा में था। (अर्थात् सेवानिवृत्त नहीं हुआ था तब का कोई बकाया मामला अब वह पूरा करने हेतु अधिकृत नहीं है)
(VIII) अतिरिक्त प्रभार धारण करने वाला अधिकारी के संबंध में- यदि किसी प्रतिवेदक/समीक्षा करने वाले अधिकारी ने तीन महीने से अधिक समय तक अतिरिक्त प्रभार संभाला है और जिस व्यक्ति को रिपोर्ट किया गया है, उससे वरिष्ठ है, तो वह अतिरिक्त प्रभार की क्षमता में उन कर्मचारियों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिख सकता है, जिनके कार्य का पर्यवेक्षण किया था ।
((IX) जहां प्रतिवेदक अधिकारी किसी विशेष अवधि के लिए कर्मचारी के संबंध में एक प्रतिवेदक अधिकारी के रूप में वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को लिखने के लिए सक्षम नहीं है, वहां रिपोर्ट वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) समीक्षा अधिकारी द्वारा प्रतिवेदक अधिकारी के रूप में लिखी जाएगी और स्वीकारकर्ता अधिकारी द्वारा समीक्षा अधिकारी और स्वीकारकर्ता अधिकारी दोनों के रूप में रिपोर्ट लिखी जाएगी।
यदि कोई अधिकारी किसी विशेष अवधि के लिए किसी कर्मचारी के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) की समीक्षा करने के लिए सक्षम नहीं है, तो स्वीकारकर्ता अधिकारी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को स्वीकार करने के साथ ही समीक्षा भी करेगा।
इसी तरह, किसी भी अधिकारी के किसी प्रतिवेदक अधिकारी के रूप में या किसी समीक्षा अधिकारी के रूप में लिखने के लिए सक्षम नहीं होने की स्थिति में रिपोर्ट वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) की शुरुआत, समीक्षा और स्वीकृत्ति ये तीनों कार्य स्वीकारकर्ता अधिकारी द्वारा किए जाएंगे।
जहां कोई भी अधिकारी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) को लिखने, उसकी समीक्षा करने या उसे स्वीकार करने के लिए सक्षम नहीं है, तो इस आशय की प्रविष्टि वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में की जाएगी। समीक्षक अधिकारी को प्रतिवेदक अधिकारी के रूप में कार्य करते समय और स्वीकारकर्ता अधिकारी को समीक्षक अधिकारी के रूप में कार्य करते समय विशेष रूप से उन परिस्थितियों के बारे में बताना चाहिए जिनके तहत उन्हें ऐसा करना पड़ा।

11. प्रतिकूल प्रविष्टियाँ (Adverse Entries):-

(I)  विभागाध्यक्ष/ कॉडर नियन्त्रण अधिकारी द्वारा संबंधित कर्मचारी   की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) पूर्ण होकर प्राप्त होने पर उस कर्मचारी   को सूचित कर अवलोकन हेतु आमंत्रित किया जाएगा एवं कर्मचारी   को प्रतिवेदन का अवलोकन कराने के पश्चात अवलोकन करने का उससे प्रमाण पत्र लिया जाएगा। यदि अवलोकन पश्चात कर्मचारी अपने वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में अंकित प्रतिवेदक / समीक्षक/ स्वीकारकर्ता अधिकारी की ग्रेडिंग/ टिप्पणी/मूल्यांकन से सन्तुष्ट नहीं हो तो वह ग्रेडिंग /  टिप्पणी/ मूल्यांकन सुधार हेतु 15  दिवस में अपना अभ्यावेदन संबंधित विभागाध्यक्ष/ कॉडर नियंत्रण अधिकारी को प्रस्तुत करेगा।
(कार्मिक विभाग का आदेश क्रमांक प. 13(51)का/-1/ गो.प्र./2012  दिनांक 22.02.2013)
कर्मचारी द्वारा वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) के अवलोकन करने पर यात्रा भता एवं उपस्थिति प्रमाण पत्र नहीं दिए जाने का प्रावधान है।
(कार्मिक विभाग का आदेश क्रमांक प. 13(51)का/-1/ गो.प्र./2013 दिनांक17.09.2013)
(II)  यदि संबंधित कर्मचारी अपने मूल्यांकन के विरूद्ध 15 दिवस में अभ्यावेदन प्रस्तुत नहीं करे तो वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) कर्मचारी / संबंधित विभाग को भिजवाया जाए।
(III)  यदि कर्मचारी किए गए मूल्यांकन के विरूद्ध ग्रेडिंग / टिप्पणी / मूल्यांकन में सुधार हेतु अभ्यावेदन प्रस्तुत करें तो विभागाध्यक्ष/ कॉडर नियंत्रण अधिकारी द्वारा सक्षम स्तर से अनुमोदन प्राप्त कर एक माह में उस पर निर्णय लिया जायेगा।
(IV)  यदि विभागाध्यक्ष/ कॉडर नियन्त्रण अधिकारी द्वारा अभ्यावेदन पर लिए गए निर्णय से कर्मचारी सन्तुष्ट नहीं हो तो वह उसके विरूद्ध अपीलीय बोर्ड के समक्ष अपील प्रस्तुत कर सकता है ।
(V)  अधीनस्थ और मंत्रालयिक सेवाओं के कर्मचारियों के मामलों में नियुक्ति अधिकारी और राज्य सेवाओं के अधिकारियों के मामले में कर्मचारी  विभाग तय करेगा कि वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में कौन सी टिप्पणियां प्रतिकूल प्रविष्टियों का निर्माण करेगी और कौनसी टिप्पणियों के बारे में उस व्यक्ति को (जिसकी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) है) सूचित किया जाना चाहिए। प्रतिवेदक अधिकारी के मामले में, निर्धारित स्थान (भाग – 11) के तहत दर्ज की गई टिप्पणियों को प्रतिकूल माना जाएगा समीक्षक अधिकारी के लिए, किसी प्रविष्टि को तब तक प्रतिकूल नहीं माना जाएगा जब तक कि समग्र मूल्यांकन भी असंतोषजनक न हो।
(VI)  किसी कर्मचारी   की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में अंकित सभी प्रतिकूल प्रविष्टियाँ चाहे वे उसके प्रदर्शन से संबंधित हो चाहे उसके मूलभूत गुणों व क्षमताओं से संबंधित हो का निर्देशों में निर्धारित अवधि के भीतर भीतर उस कर्मचारी   को सूचित करना चाहिए। एक कर्मचारी को कभी भी अपने उच्चाधिकारियों की राय से अनभिज्ञ नहीं रहना चाहिए। जहाँ उस कर्मचारी की सेवा को संतोषजनक नहीं माना जाता है, तो उससे संबंधित आलोचना को सूचित किया जाना चाहिए।
(VII) लाईलाज प्रकृति के सूचित दोषों को संप्रेषित करते समय एक निश्चित मात्रा में विवेक रखना चाहिए। उदाहरणतः किसी कर्मचारी   को प्रतिवर्ष यह बताया जाता है कि उसकी बुद्धिमता औसत से कम है या वह बहुत संवेदनशील है ऐसे प्रकरण में यह लाभदायक की जगह हानिकारक हो सकता है। इसी प्रकार किसी व्यक्ति के शारीरिक दोषों के बारे में यदि वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में अंकन है तो इस बारे मे उसको सूचित किया जाना आवश्यक नहीं है।
(VIII)  प्रतिकूल टिप्पणियों को संप्रेषित करते समय, अच्छे बिंदुओं का उल्लेख भी किया जाना चाहिए। इसी तरह, जहां एक रिपोर्ट से पता चलता है कि किसी व्यक्ति ने दोषों को दूर करने के लिए सफल प्रयास किए हैं, जिन पर उसका ध्यान पहले आकर्षित किया गया था तो उसे उनके बारे में भी सूचित किया जाना चाहिए ताकि उसे मालूम हो सके कि सुधार के उसके प्रयासों को अनदेखा नहीं किया गया है।
((IX) केवल ऐसी प्रतिकूल प्रविष्टियों को ही जिन्हें समीक्षा / स्वीकार करने वाले अधिकारी द्वारा स्वीकार किया गया है, को ही संप्रेषित किया जाना चाहिए। इसलिए समीक्षा करने / स्वीकार करने वाले अधिकारी को सामान्य रूप से यह बताना चाहिए कि वह प्रतिवेदक अधिकारी की टिप्पणी से सहमत है अथवा नहीं। यदि प्रतिवेदन बहुत संक्षिप्त, गूढ या अस्पष्ट हो तो आवश्यकता होने पर अतिरिक्त टिप्पणी भी दर्ज करनी चाहिए। जिन मामलों में निर्णय निलंबित किया गया है, उन पर टिप्पणी नहीं की जानी चाहिए।
((X) नियमान्तर्गत भरी हुई वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में दर्ज की गई किसी भी प्रतिकूल प्रविष्टि को उस अधिकारी द्वारा लिखित रूप में संबंधित व्यक्ति को सूचित किया जाएगा, जिसके अधीन रिपोर्ट रखी गई है, निर्धारित समय सीमा में, व्यक्ति को अभ्यावेदन हेतु लिखित सूचना दी जानी चाहिए और उस आशय का अभिलेख संबंधित कर्मचारी   के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) डोजियर में रखा जाना चाहिए।
((XI) किसी कर्मचारी   के स्वभाव के संबंध में जब कोई सलाह/चेतावनी/प्रतिबन्धों के रूप में मौखिक या लिखित माध्यम से सूचना दी जाए तो अन्यन्त सावधानी रखने की आवश्यकता है। यह सलाह उसके लिए लाभदायक हो और उसमें सुधरात्मक प्रयास लाने वाली होनी चाहिए।
((XII) संबंधित कर्मचारी   को वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में दर्ज प्रतिकूल टिप्पणी की सूचना देते समय संबंधित अधिकारी की पहचान का खुलासा करना आवश्यक नहीं है।
((XIII) प्रतिकूल प्रविष्टियों के खिलाफ प्राप्त अभ्यावेदन को वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में नहीं जोड़ा जाना चाहिए। इन्हें कर्मचारी के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) फाइल के साथ एक अलग फाइल कवर में रखा जा सकता है। प्रतिकूल टिप्पणियों के खिलाफ प्राप्त अभ्यावेदन का निस्तारण कर्मचारी विभाग द्वारा समय -समय पर जारी दिशा-निर्देशों के अनुरूप किया जाए।

12.  प्रतिनियुक्ति/मूल विभाग में वापसी पर वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने की प्रक्रिया:–

(I)  अन्य विभागों / संगठनों में प्रतिनियुक्ति पर कर्मचारियों के मामले में जो राज्य द्वारा नियंत्रित होते हैं की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) संलग्न परिशिष्ट में यथा निर्धारित चैनल के अनुसार लिखा जाएगा तथा नियुक्ति अधिकारी या कर्मचारी विभाग को भेजा जा सकता है, जैसा भी मामला हो।
(II)  ऐसे मामलों में, जब कोई कर्मचारी   जो अपनी मूल सेवा में अपने ग्रहणाधिकार (LIEN) को धारण करते हुए किसी अन्य सेवा में शामिल हो गया था, अपनी मूल सेवा में लौट जाता है. तो निम्नलिखित प्रक्रिया अपनाई जा सकती है-
A. यदि अन्य सेवा में कार्यरत अवधि के लिए मूल्यांकन रिपोर्ट (एस) / गोपनीय रिपोर्ट (एस) उपलब्ध हैं, तो उन्हें कर्मचारी के मूल्यांकन डोजियर में रखा जाएगा और पदोन्नति के प्रयोजनों के लिए इसे ध्यान में रखा जाएगा।
B. यदि वे उपलब्ध नहीं हैं, तो अप्राप्त रिपोर्ट के मामले में निर्धारित प्रक्रिया लागू होगी।

13. अध्ययन या प्रशिक्षण के अनुमोदित पाठ्यक्रमों में भाग लेने के लिए प्रतिनियुक्त कर्मचारियों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) के लेखन की प्रक्रिया:-

 जिस अवधि के लिए किसी कर्मचारी ने भारत या विदेश में किसी अनुमोदित संस्थान में कोई प्रशिक्षण लिया है, उसके लिए निम्नलिखित प्रक्रिया अपनाई जानी चाहिए–
(I)  जब भी कोई अधिकारी अध्ययन या प्रशिक्षण के अनुमोदित पाठ्यक्रम में भाग लेता है तो इसका इन्द्राज इस अवधि की वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) में करना चाहिए।
(II)  प्रतिनियुक्त संस्था के प्रमुख से प्राप्त यदि कोई प्रतिवेदन है तो उस कर्मचारी   की डोजियर में मूल रूप से रखी जानी चाहिए या उसका कोई सारभूत तथ्य उसमें प्रविष्ट होना चाहिए।

14. कोई प्रमाण नहीं की रिपोर्ट (No report certificate):-

(I)  प्रति वर्ष 31 मार्च को प्रशासनिक सचिव द्वारा राज्य सेवा के अधिकारियों की तथा नियुक्ति अधिकारी द्वारा अधीनस्थ और मंत्रालयिक सेवा के उन कर्मचारियों की सूची तैयार की जायगी जो कि निम्न श्रेणियों के अंतर्गत आते हैं:
(1) जिन कर्मचारियों को अध्ययन अवकाश दिया गया है।
(2)  जिन कर्मचारियों को निलंबित रखा गया।
(3) जिन कर्मचारियों को आदेशों की प्रतीक्षा में रखा गया हैं।
(4) उन कर्मचारियों के मामले में, जिनमें से कोई भी प्रतिवेदक अधिकारी, समीक्षा करने वाला अधिकारी और स्वीकार करने वाला अधिकारी वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) लिखने के लिए सक्षम नहीं है।
(5) उन कर्मचारियों के मामले में जिनकी अवधि पाँच वर्ष से अधिक पुरानी है, पूरा होने के लिए लंबित है। (कार्मिक विभाग का आदेश क्रमांक ए. 1351)5./3-1/गो.प्र./2006 जयपुर दिनांक 30.11.2012)
(II)  उपर्युक्त व्यक्तियों के लिए, यदि अवधि तीन महीने या उससे अधिक है, तो कारणों का उल्लेख करने वाले एक नोट को डोजियर में “नो रिपोर्ट सर्टिफिकेट” के रूप में रखा जाना चाहिए।

15. एसीपी प्रकरण में आवश्यक वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR):–

वित्त विभाग (नियम अनुभाग) के पत्र क्रमांक प. 14(88) वित/ नियम/ 2008 जयपुर दिनांक 04.11.2016 के निर्देश के तहत यदि किसी अधिकारी/कर्मचारी के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) गत 07 वर्षों की निरन्तरता में उपलब्ध नहीं है तो एसीपी के प्रकरणें का निर्धारण निम्न आधार पर किया जाए–
(I) राज्य सेवा के अधिकारियों के मामले में जितने वर्षों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) उपलब्ध नहीं है उतने वर्षों के अधिकतम गत 03 वर्षों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) देखे जा सकतें है।
(II) इसी प्रकार राज्य सेवा के अतिरिक्त अन्य अधिकारियों / कर्मचारियों के मामले में जितने वर्षों के कार्य मूल्यांकन प्रतिवदेन उपलब्ध नहीं है उतने वर्षों के अधिकतम गत 02 वर्षों के कार्य मूल्यांकन प्रतिवदेन देखे जा सकेगें।
(III) यदि फिर भी 07 वर्षों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) उपलब्ध नहीं होते है तो ऐसे प्रकरणो में जितने वर्षों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (Annual Performance Appraisal Report – APAR) कम है उतने आगामी वर्षों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (APAR) के आधार पर 07 वर्षों के वार्षिक कार्य मूल्यांकन रिपोर्ट (APAR) पूर्ण होने पर ही एसीपी स्वीकार की जा सकेगी ।
वार्षिक कार्य मूल्याङ्कन रिपोर्ट (APAR/ACR ) भरने की ऑनलाइन प्रक्रिया
कार्मिक विभाग का आदेश क्रमांक प. 13(51)का/-1/ गो.प्र./2013 दिनांक17.09.2013